Puntos importantes a la hora de decidir por un software de encuestas online

Por Raúl Páramo via Blog de NetQuest



Una de las personas más influyentes del mundo en metodologías y técnicas de investigación de mercados por internet es Ray Poynter, director de The Future Place. En su blog, nos habla de aspectos importantes a tener en cuenta cuando nos enfrentamos con la decisión de adquirir o subcontratar un software de encuestas online para la compañía. ¿Hay realmente diferencias? ¿Cómo se pueden distinguir? ¿Mejor software local o Software internacional? ¿sistemas básicos o plataformas avanzadas?

Antes de mirar qué software, es importante decidir si es necesario invertir en una aplicación o es más eficiente subcontratar la programación de los cuestionarios online y la gestión de los proyectos. En la mayoría de los casos es más eficiente buscar una empresa que sea capaz de llevar la gestión del proyecto sin necesidad de comprar un software, ya que tiene las siguientes ventajas:

  • Rapidez: programación de encuestas complejas en pocas horas
  • Conocimiento: los técnicos conocen bien cuándo es mejor enviar, cómo comunicar, cómo optimizar el diseño, etc.
  • Funcionalidades: siempre un técnico que lleva años trabajando con un software podrá sacarle más partido y obtendrá más funcionalidades a la hora de programar la encuesta que alguien que acaba de comenzar.
  • Precio: la relación coste/oportunidad será mejor en la subcontratación aunque dependerá del volumen de proyectos que se necesiten
En caso de optar por tener software y gestionar internamente los proyectos, habrá que decidir si es más relevante comprar una herramienta en el mercado o desarrollar internamente una aplicación.
  • Si decidimos comprar, hay que tener en cuenta los dos tipos de programas: Software SAAS (instalado en servidores del proveedor) o Software instalado en servidores propios.
  • Si optamos por SAAS (servidores del proveedor) evaluar: si es más eficiente una aplicación poco funcional de encuestas básicas ó una plataforma avanzada con más funcionalidades.
Por último:
  • Costes.
  • Características y funcionalidades del sistema.
  • Capacidad, escalabilidad y seguridad.
En cuanto a los grandes bloques de funcionalidades, Ray expone un listado que me gustaría ampliar:
  • Herramientas de creación de cuestionarios: La interfaz gráfica de creación de encuestas ha de ser sencilla de manejar pero al mismo tiempo potente para permitir crear encuestas complejas.
  • Facilidad de realizar tests de las encuestas: importante para ir viendo en tiempo real cómo queda el cuestionario a medida que se programa o para una vez acabado que el cliente pueda hacer un test visual sin grabar información.
  • Project management y monitoring: Gestionar un proyecto de investigación complejo requiere de una plataforma en la que se puedan visualizar curvas de respuesta, cuotas, incidencias, etc.
  • Opciones Multimedia: según para que tipo de proyecto es importante poder insertar elementos multimedia en los cuestionarios que más allá de ver una simple imagen sean capaces de capturar información de la interacción que se realiza con ellos (por ejemplo un lineal virtual que almacene información de los ítems que han sido clicados o comprados).
  • Interfaz gráfica avanzada: que permita que el usuario del software pueda realizar múltiples tareas simultáneamente (por ejemplo editar cuestionarios y subir bases de datos) y que sea intuitiva y fácil de manejar
  • Panel management: con módulos de gestión de bases de datos de panelistas que puedan integrarse con portales web de registro e incentivación.
  • Project reporting: El software ha de incluir la posibilidad de extraer informes online para enviar a terceros que no tengan acceso a toda la aplicación
  • Opciones de análisis: Para hacer análisis online de los datos (por ejemplo cruce de variables) y de descargar los ficheros estadísticos (spss, barbwin, etc.).
  • Opciones multilingües: que permitan programar el cuestionario en varios idiomas
  • Investigación móvil: si se quiere utilizar el software para visualizar encuestas en dispositivos móviles (PDAs, Iphone, etc) que permita desarrollar estas aplicaciones.
  • Opciones de encuestación híbrida: para proyectos multi-campo en los que sea necesario encuestar a una parte de la muestra telefónicamente, otra online y otra de forma personal, que sea posible integrar todas las encuestas en una misma base de datos.
  • Opciones de seguridad: tanto en el acceso al software como en la gestión de las bases de datos alojadas, es importante conocer el lugar y la empresa que las gestiona.
  • Lenguaje de Scripting programable: para cuestionarios en los que sea necesario insertar elementos fuera de las funcionalidades básicas del software
  • Capacidad de alojamiento: no se requiere la misma capacidad para 100 encuestas que para 100.000 por lo que es importante conocer la capacidad de servidores, los balances de carga y medidas para evitar cortes o esperas por múltiples accesos

Para responder a las preguntas que planteábamos, es importante:

1) Valorar si realmente es necesario comprar o es más eficiente y rentable contratar programación y gestión de encuestas por expertos
2) Ver la aplicación y comprobar las funcionalidades en primera persona
3) Tener en cuenta las leyes de protección de datos locales y que si utilizamos un software alojado en otro país que se comunique al encuestado, sus datos estarían siendo enviados a países en los que la normativa puede que no sea la local.

Y por supuesto, tener en cuenta el presupuesto que estamos dispuestos a invertir en nuestras encuestas y los resultados que pensamos obtener de ella.

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